Ogni giorno vengono effettuate migliaia di transazioni che richiedono l’intervento di un notaio. Le transazioni tra estranei stanno diventando sempre più comuni al giorno d’oggi, motivo per cui la maggior parte dei documenti viene autenticata per garantire fiducia e copertura legale durante tali transazioni.

Che cos’è l’autenticazione notarile e perché è importante?

L’autenticazione notarile è il processo di autenticazione dei documenti e di conferma che non siano fraudolenti e che siano stati concordati di comune accordo. Conosciuto anche come atto notarile, questo processo si svolge in tre fasi ed è autorizzato da un notaio.

Perché i documenti devono essere autenticati?

Alcuni documenti legali richiedono l’autenticazione notarile per garantirne la validità e l’efficacia giuridica. Riconoscendo l’importanza e il significato di tali documenti, i governi dei singoli Stati americani hanno designato persone qualificate per assisterne l’esecuzione. Queste figure, note come "notai pubblici", agiscono in qualità di funzionari quasi pubblici che, a seguito della loro nomina ufficiale, verificano e attestano la corretta redazione di questi documenti fondamentali.

Sono numerosi i documenti che richiedono l’autenticazione notarile, tra cui il trasferimento di proprietà di veicoli, i documenti ipotecari e le procure. Quando i documenti sono autenticati da un notaio, sappiamo che sono autentici, giuridicamente validi e concordati di comune accordo.

Il processo di autenticazione notarile prevede che le due parti si presentino davanti a un notaio pubblico indipendente autorizzato per far confermare la propria identità, consegnare i documenti e garantire di aver concordato reciprocamente i termini dell’accordo. Il notaio pubblico completa il processo apponendo il sigillo sui documenti. Questa azione autentica i documenti, che saranno ora considerati autentici dinanzi al tribunale.

L’autenticazione notarile è fondamentale in quanto conferma che l’identità del firmatario corrisponde a quanto dichiarato. In secondo luogo, garantisce che il firmatario abbia accettato i termini dell' accordo senza essere stato costretto. Inoltre, rende i documenti validi e affidabili ovunque.

Che cos’è un notaio?

Un notaio è un funzionario nominato dal governo per fungere da testimone alla firma di documenti importanti. La sua funzione principale è quella di verificare l’identità delle persone coinvolte nella transazione e garantire l’autenticità dei documenti firmati. I notai svolgono un ruolo cruciale nella prevenzione delle frodi e nel mantenimento dell’integrità delle transazioni legali e finanziarie.

Le responsabilità di un notaio possono variare a seconda della giurisdizione, ma alcuni compiti comuni includono:

Verifica delle firme: Una delle responsabilità principali di un notaio è quella di verificare l’identità delle persone che firmano un documento. Il notaio garantisce che i firmatari siano chi dichiarano di essere e che abbiano apposto la propria firma volontariamente e consapevolmente.

Prestazione di giuramenti e affermazioni solenni: I notai pubblici sono autorizzati a far prestare giuramenti o affermazioni solenni, ovvero dichiarazioni formali rese da persone per confermare la veridicità delle affermazioni contenute in un documento. Ciò è particolarmente importante nei procedimenti legali e nelle dichiarazioni giurate.

Testimonianza alla stipula di documenti: Un notaio pubblico ha il compito di assistere alla firma di importanti documenti legali, quali contratti, atti, procure e dichiarazioni giurate. La loro presenza garantisce che il processo di firma rispetti i requisiti di legge e funge da deterrente contro le frodi.

Certificazione di copie: I notai pubblici hanno l’autorità di certificare copie di documenti originali. Ciò comporta il confronto della copia con l’originale e l’attestazione della sua accuratezza, rendendola legalmente valida come copia conforme.

Tenuta dei registri: I notai pubblici conservano registri dettagliati di tutti gli atti notarili da loro compiuti. Tali registri includono in genere informazioni quali la data, il luogo, il tipo di documento e l’identificazione dei firmatari. Una corretta tenuta dei registri è fondamentale per future consultazioni, autenticazioni ed eventuali contestazioni legali.

Imparzialità e obiettività: I notai devono rimanere neutrali e imparziali nell’esercizio delle loro funzioni. Non devono avere alcun interesse personale o finanziario nei documenti che autenticano. Tale imparzialità garantisce l’integrità del processo notarile e previene eventuali conflitti di interesse.

Tenersi aggiornati su leggi e regolamenti: I notai pubblici sono tenuti a tenersi informati sulle leggi e sui regolamenti pertinenti alla loro giurisdizione. Devono essere a conoscenza di eventuali modifiche o aggiornamenti, che possano influire sulle loro funzioni notarili, al fine di garantire la conformità e fornire servizi accurati.

Rispettare la riservatezza: I notai pubblici sono vincolati da rigide norme di riservatezza. Devono mantenere riservate tutte le informazioni di cui vengono a conoscenza durante i loro atti notarili, salvo quando la legge richieda la divulgazione di determinate informazioni o quando siano autorizzati dalle parti coinvolte.

Prevenire frodi e pratiche non autorizzate: I notai pubblici hanno la responsabilità di individuare e prevenire attività fraudolente. Devono esercitare la dovuta diligenza nel verificare le identità, esaminare i documenti alla ricerca di potenziali irregolarità e garantire che gli atti notarili da loro compiuti siano conformi alla legge.

Professionalità e condotta etica: I notai sono tenuti a mantenere un elevato livello di professionalità e condotta etica nei rapporti con i clienti e il pubblico. Devono agire con integrità, onestà e imparzialità, astenendosi da qualsiasi comportamento, che possa minare la fiducia del pubblico nel sistema notarile.

Tipi di atti notarili

Esistono circa cinque tipi di atti notarili. Tuttavia, di seguito vengono illustrati i tre più comuni:

Riconoscimento:

Un atto notarile di riconoscimento è una dichiarazione con cui il firmatario attesta di aver compreso i termini di un documento e di firmarlo volontariamente. Il firmatario può firmare un atto di riconoscimento alla presenza di un notaio o prima di incontrarlo. Una dichiarazione può essere firmata per conto di una persona, per conto di un’altra persona, che agisce in qualità di procuratore del firmatario, per conto di una società di cui è rappresentante, oppure una combinazione di queste opzioni.

L’atto notarile di riconoscimento viene redatto principalmente per ipoteche, atti di proprietà, trust e altri beni di valore.

Ecco come viene eseguito l’atto notarile di riconoscimento:

Il firmatario si presenta davanti a un notaio autorizzato,di persona o tramite videoconferenza.

In base alle leggi dello Stato, il notaio verificherà l’identità del firmatario.

Il firmatario può firmare il documento presso l’ufficio del notaio o prima di incontrarlo.

Il firmatario è tenuto a dichiarare oralmente di aver accettato i termini del documento e di firmarlo volontariamente.

Jurat

L’atto notarile di "Jurat" impone al firmatario di affermare che i documenti sono autentici e genuini per quanto a sua conoscenza. In alcuni Stati, ciò è considerato come una dichiarazione giurata e una verifica sotto giuramento o affermazione solenne.

A differenza del riconoscimento, il "jurat" richiede che il firmatario si presenti davanti al notaio e firmi l’accordo durante l’autenticazione. Il "jurat" comporta un giuramento o un’affermazione verbale con cui il firmatario conferma che i documenti sono veritieri. Nessun ’altra persona può prestare giuramento o fare promesse per conto del firmatario.

Durante il "jurat", si raccomanda ai firmatari di dire solola verità, poiché informazioni false possono comportare gravi conseguenze legali a carico del firmatario.

Ecco come viene eseguito un atto notarile di giuramento:

Il firmatario si presenta davanti al notaio, di persona o dar emoto online.

Il notaio verifica l’identità del firmatario.

Il notaio fa prestare un giuramento o un’affermazione verbale, a cui il firmatario risponde oralmente. Non sono ammessi gesti.

Giuramenti o affermazioni

In questo caso, il firmatario richiede esclusivamente che il notaio faccia prestare un’affermazione o un giuramento oralmente, anziché tramite un documento scritto. Lo scopo dell’atto notarile di impegno e affermazione è quello di vincolare entrambe le parti all’onestà e alla fiducia.

Tuttavia, esistono alcune differenze tra giuramenti e affermazioni solenni. Mentre i giuramenti sono promesse fatte a Dio o a un essere supremo, che tutti i termini sono autentici, le affermazioni solenni sono promesse fatte sull’onore personale.

Ecco come si svolge l’atto notarile di giuramento eaffermazione solenne:

Il firmatario, che presta giuramento o fa l’affermazione solenne, si presenta davanti al notaio. A differenza di altre forme di atto notarile, questo non può essere effettuato a distanza online.

La persona alzerà quindi la mano e terrà in mano il proprio testo religioso per dimostrare l’importanza e il significato della propria dichiarazione. Questo non è obbligatorio per legge; tuttavia, incoraggia chi presta giuramento a prendere il giuramento più seriamente. Il notaio amministrerà quindi il giuramento o l’affermazione solenne previsto dalla legge dello Stato.

Chi presta giuramento o affermazione solenne risponderà quindi chiaramente "Sì" o "Lo giuro" alla presenza del notaio.

Quali tipi di documenti richiedono l’autenticazione notarile?

Numerosi documenti richiedono l’autenticazione notarile. Si tratta principalmente di documenti legali, che riguardano accordi tra due parti. Occorre far autenticare i documenti se:

Si procede alla redazione di un trust

Si procede alla redazione di un testamento

Si procede alla stipula di un contratto di locazione per immobili commerciali

Occorre depositare un atto costitutivo

Occorre depositare dichiarazioni giurate

Si procede all'inizio di un nuovo lavoro

Occorre nominare un tutore

Occorre nominare un procuratore (POA)

Si procede alla nomina di un esecutore testamentario

Si richiede un passaporto

Si sottoscrivono documenti ipotecari

Altri tipi di documenti, che necessitano di autenticazione notarile includono:

Lettere di istruzioni

Documenti della Motorizzazione Civile

Dichiarazioni giurate di viaggio

Testimone residente

Direttive mediche

Domande relative al gioco d’azzardo

Documenti di adozione

Permessi di costruzione

Trasferimenti di proprietà di veicoli

Moduli per case di cura e ospedali

Dichiarazioni giurate

Ecc.