Il Corporate Transparency Act (CTA) è entrato in vigore il 1° gennaio 2024 e richiede ad alcune società di presentare rapporti sulle informazioni relative alla titolarità effettiva (BOI Reports) al Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Il CTA è stato approvato dal Congresso come parte dell'Anti-Money Laundering Act del 2020 e il suo obiettivo è quello di rafforzare il regime antiriciclaggio aumentando la trasparenza delle strutture e della proprietà delle entità. Il CTA ha importanti implicazioni sia per le piccole che per le grandi imprese. È importante che tutte le società effettuino un'analisi della loro conformità e dei requisiti di segnalazione previsti dal CTA per tutte le entità all'interno della loro struttura.

Chi deve presentare la segnalazione?

Il CTA obbliga le “società segnalanti” a presentare le segnalazioni BOI. Il CTA definisce “società segnalante” una società per azioni, una società a responsabilità limitata o altra entità simile creata mediante la presentazione di un documento al Segretario di Stato o a un qualsiasi ufficio simile ai sensi della legge di uno Stato o di una tribù indiana.

Nel caso di una società non statunitense, anche una società ammessa e qualificata a operare negli Stati Uniti mediante il deposito di un documento presso un segretario di Stato o un ufficio simile ai sensi della legge di uno Stato o di una tribù indiana è una società soggetta all'obbligo di segnalazione. È il deposito del documento, che costituisce l'evento scatenante affinché un'entità diventi una società soggetta all'obbligo di segnalazione.

È importante sottolineare che la maggior parte dei trust può essere costituita senza il deposito di un documento, quindi, la maggior parte dei trust potrebbe non rientrare nell'ambito di applicazione del CTA. Per ogni società soggetta a obbligo di segnalazione non esente, devono essere presentate relazioni BOI, che includano informazioni sui (i) richiedenti della società e (ii) beneficiari effettivi.

Chi è un richiedente della società?

Il richiedente della società è la persona che ha depositato direttamente il documento: può trattarsi di un avvocato, un paralegale, un commercialista, ovvero chiunque abbia effettivamente costituito l'entità. Se più di una persona è stata coinvolta nel deposito del documento di costituzione o di prima registrazione della società soggetta all'obbligo di segnalazione, anche la persona principalmente responsabile della direzione o del controllo di tale deposito deve essere segnalata come richiedente della società.

Il FinCEN ha osservato che ai fini dell'analisi non è rilevante chi firma il documento di costituzione o di registrazione (ad esempio, in qualità di fondatore). Si noti che il FinCEN non richiede alle società segnalanti costituite prima del 1° gennaio 2024 di segnalare le informazioni relative ai richiedenti aziendali. I richiedenti aziendali possono essere più di uno, ma il FinCEN non consente di segnalarne più di due.

Chi è un beneficiario effettivo?

Un “beneficiario effettivo” è qualsiasi persona fisica che, direttamente o indirettamente, (i) esercita un controllo sostanziale su una società soggetta all'obbligo di segnalazione o (ii) possiede o controlla almeno il 25% delle quote di proprietà di una società soggetta all'obbligo di segnalazione. Il criterio del 25% è relativamente semplice, ma il controllo sostanziale richiede l'esame di fatti e circostanze specifici, come la misura in cui la persona fisica può controllare o influenzare decisioni o funzioni importanti della società soggetta all'obbligo di segnalazione. Nel frattempo, il “controllo sostanziale” è definito in senso lato.

Un individuo esercita un controllo sostanziale su una società soggetta a obbligo di segnalazione se:

• Ricopre la carica di alto dirigente
• Ha autorità sulla nomina o la revoca di qualsiasi alto dirigente o della maggioranza del consiglio di amministrazione (o organo simile)
• Dirige, determina o ha un'influenza sostanziale su decisioni importanti, oppure
• Ha qualsiasi altra forma di controllo sostanziale

Il FinCEN fornisce ulteriori indicazioni secondo cui un individuo può esercitare direttamente o indirettamente un controllo sostanziale attraverso:

• Rappresentanza nel consiglio di amministrazione
• Proprietà o controllo della maggioranza dei diritti di voto
• Diritti associati a qualsiasi accordo finanziario o interesse in una società
• Controllo su una o più entità intermediarie che esercitano separatamente o collettivamente un controllo sostanziale su una società soggetta all'obbligo di segnalazione
• Accordi o relazioni finanziarie o commerciali, formali o informali, con altri individui o entità che agiscono in qualità di intestatari, o
• Qualsiasi altro contratto, accordo, intesa, relazione o altro

Non esiste un numero massimo di titolari effettivi che una società soggetta a obbligo di segnalazione deve divulgare. Esistono anche alcune eccezioni a seconda del tipo di titolari effettivi. Ad esempio, se il titolare effettivo è un minore, tale fatto verrà annotato nella segnalazione, ma non sarà necessario includere i dati identificativi del minore. Tuttavia, una volta che il minore raggiunge la maggiore età, deve essere presentata una relazione aggiornata sulla titolarità effettiva con le informazioni relative al minore.

Se un individuo ha solo un interesse futuro in una società soggetta all'obbligo di segnalazione attraverso un diritto di successione, non sarà necessario includerlo. Esistono anche alcune regole per gli intermediari o altri soggetti, che agiscono per conto di altri (ad esempio un prestanome o un custode).

Quali informazioni devono essere segnalate?

Se un'entità è una società soggetta a obbligo di segnalazione e non rientra in una delle esenzioni, deve presentare una segnalazione BOI. La segnalazione BOI deve includere le seguenti informazioni:

​​Per la società soggetta a obbligo di segnalazione

• ​Nome legale completo ed eventuale nome commerciale o nome “operante come” (DBA)
  
• Indirizzo attuale negli Stati Uniti della sua sede principale o indirizzo attuale dove svolge la sua attività negli Stati Uniti, se la sua sede principale è al di fuori degli Stati Uniti
  
• Giurisdizione di costituzione o registrazione; e
  
• Numero di identificazione fiscale (TIN) dell'IRS (compreso il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)) o un numero di identificazione fiscale rilasciato da una giurisdizione straniera e il nome di tale giurisdizione se alla società straniera soggetta all'obbligo di segnalazione non è stato rilasciato un TIN
  

Per ogni società richiedente e ogni beneficiario effettivo

• ​Nome legale completo
  
• Data di nascita
  
• Indirizzo di residenza attuale, nessuna casella postale (le società richiedenti che costituiscono o registrano società nel corso della loro attività devono riportare l'indirizzo commerciale) e
  
• Numero di identificazione univoco e giurisdizione di emissione da un documento di identità accettabile (ad esempio passaporto statunitense, patente di guida) (potrebbe trattarsi di un numero identificativo FinCEN o qualcosa di simile a un numero di passaporto o di patente di guida)
  

​​Le società segnalanti devono inoltre presentare un'immagine del documento che contiene il numero identificativo univoco. Se una persona fisica ha ottenuto un identificativo FinCEN, questo può essere incluso al posto delle informazioni richieste. In caso di modifiche, è necessario presentare relazioni aggiornate entro 30 giorni di calendario dalla data della modifica relativa alla società segnalante o ai suoi beneficiari effettivi. Una modifica del nome, dell'indirizzo o del numero identificativo su un documento comporterebbe la presentazione di una segnalazione aggiornata e sarebbe necessario presentare anche una nuova immagine aggiornata del documento.

Chi è esente?

Il CTA elenca 23 diverse categorie di entità esenti. Le società, che, in genere, sono già soggette a una supervisione sostanziale da parte di un'autorità di regolamentazione e che devono già divulgare le informazioni sulla titolarità effettiva, sono probabilmente esenti. Le società quotate in borsa con una classe di titoli registrati ai sensi del Securities Exchange Act del 1934 sono esenti.

Sono esenti anche le banche, insieme alle associazioni di risparmio, alle società fiduciarie, alle cooperative di credito e alle holding bancarie. Molte grandi imprese potrebbero beneficiare dell'esenzione prevista per le “grandi società operative”. Ai sensi del CTA, un'entità è considerata una grande società operativa se soddisfa tre requisiti:

1. ​impiega più di 20 dipendenti a tempo pieno negli Stati Uniti
   
2. ha dichiarato più di 5 milioni di dollari di entrate lorde o vendite nell'anno precedente nella dichiarazione dei redditi federale, e
   
3. ha una presenza operativa in un ufficio fisico negli Stati Uniti
   

Si noti che i dipendenti non possono essere aggregati tra entità affiliate al fine di soddisfare l'esenzione per le grandi società operative. Ogni entità deve impiegare almeno 20 dipendenti a tempo pieno. Esiste un'esenzione per i consulenti di investimento registrati e i “consulenti di fondi di venture capital” ai sensi dell'Advisers Act.

È prevista un'esenzione anche per le controllate interamente possedute da determinate entità esenti. Le controllate di società di servizi monetari, veicoli di investimento collettivo ed entità, che assistono un'entità esente da imposta, tra le altre, non possono beneficiare dell'esenzione per le controllate. Il FinCEN limita questa esenzione per impedire alle entità, che sono solo parzialmente possedute da entità esenti, di proteggere tutti i loro titolari effettivi.

Quando devo presentare la segnalazione?

I termini per la conformità al CTA variano in base alla data di costituzione o registrazione dell'entità:

• ​Le società segnalanti esistenti prima del 1° gennaio 2024 avranno tempo fino al 1° gennaio 2025 per presentare la segnalazione iniziale.
  
• Qualsiasi società soggetta all'obbligo di segnalazione costituita tra il 1° gennaio 2024 e il 31 dicembre 2024 è tenuta a presentare una segnalazione iniziale al FinCEN entro 90 giorni dalla notifica della costituzione o della registrazione. Il FinCEN ha recentemente esteso questa scadenza da 30 a 90 giorni per consentire alle società nel 2024 di comprendere e familiarizzare con i nuovi requisiti.
  
• Qualsiasi società soggetta a obbligo di segnalazione costituita o registrata a partire dal 1° gennaio 2025 è tenuta a presentare una relazione iniziale al FinCEN entro 30 giorni dalla notifica della costituzione o della registrazione.
  

Tutte le società dovrebbero valutare le proprie strutture di governance aziendale e determinare se sia opportuno apportare eventuali modifiche. Qualsiasi società soggetta a obbligo di segnalazione dovrà mettere in atto procedure di conformità per la presentazione di tali relazioni e per il loro aggiornamento, se necessario. La conformità è particolarmente importante anche in considerazione della severità delle sanzioni.

La mancata comunicazione intenzionale di informazioni complete o aggiornate o la comunicazione intenzionale di informazioni false o fraudolente è punibile con sanzioni civili pari a 500 dollari al giorno e possibili sanzioni penali fino a due anni di reclusione.